Cómo cumplir con VeriFactu paso a paso: guía práctica para autónomos (2026)

Ya sabes qué es VeriFactu. Sabes que te afecta. Sabes que las sanciones son serias. Ahora la pregunta real: ¿qué hago exactamente para cumplir?

Esta guía es el checklist que necesitas. Siete pasos concretos, en orden, con fechas y decisiones claras. Sin rodeos.

Tu calendario: las fechas que importan

Antes de entrar en los pasos, ten esto claro:

📋Fechas límite de VeriFactu

1 de enero de 2027: obligatorio para sociedades (SL, SA, cooperativas).
1 de julio de 2027: obligatorio para autónomos (personas físicas).
Hoy (marzo 2026): el mejor momento para empezar. Te quedan entre 9 y 15 meses.

No esperes al último trimestre. La migración de datos, la formación y los imprevistos técnicos siempre tardan más de lo que piensas.

Paso 1: Audita tu situación actual

Lo primero es saber de dónde partes. Responde estas preguntas:

¿Con qué facturas hoy?

Excel, Word o papel → Necesitas un software de facturación desde cero.
Programa antiguo sin actualizaciones → Necesitas migrar a uno nuevo.
Software moderno (Quipu, Billin, Holded, etc.) → Solo necesitas confirmar que es compatible.

¿Cuántas facturas emites al mes? Esto determinará qué plan necesitas. Si emites menos de 20 facturas al mes, los planes básicos de cualquier programa te sobran.

¿Trabajas con gestor o lo llevas tú? Si tienes gestoría, coordina con ellos antes de elegir software. Muchos gestores tienen acuerdos con plataformas específicas y te pueden facilitar la integración.

💡Haz inventario

Apunta cuántas facturas emites al mes, cuántos clientes recurrentes tienes, si gestionas gastos con tickets, y si presentas impuestos tú o tu gestor. Este inventario te ahorrará tiempo al elegir programa.

Paso 2: Elige un software certificado VeriFactu

Este es el paso más importante. Tu software debe cumplir tres requisitos técnicos que exige el reglamento:

Registro inmutable: cada factura genera un registro firmado que no se puede alterar ni borrar sin dejar rastro.
Hash encadenado: los registros se enlazan criptográficamente entre sí, como una cadena. Si alguien modifica uno, se rompe la cadena.
Envío automático a la AEAT: el programa envía los datos de facturación a Hacienda de forma automática.

Tú no tienes que entender cómo funciona esto técnicamente. Solo necesitas elegir un programa que ya lo tenga resuelto.

Los tres principales del mercado español

| Programa | Precio desde | Mejor para | VeriFactu | |---|---|---|---| | Quipuafiliado | 17€/mes | Autónomos que gestionan todo sin gestor | ✅ Integrado | | Billinafiliado | 6,60€/mes | Autónomos con gestor que solo necesitan facturar | ✅ Certificado | | Holdedafiliado | 7,50€/mes | Pymes que necesitan ERP completo | ✅ Certificado |

¿Cómo elegir?

Si presentas tú tus impuestos (sin gestor): Quipuafiliado. Es el único que permite presentar modelos fiscales (303, 130, 390) directamente desde la plataforma.
Si tienes gestor y solo necesitas facturar: Billinafiliado. El más barato y sencillo. Tu gestor accede a tus datos cuando los necesita.
Si tienes empleados, inventario o CRM: Holdedafiliado. Un ERP completo que incluye facturación VeriFactu.

¿Sigues con dudas? Haz nuestro test rápido de 2 minutos — te recomendamos la mejor opción según tu perfil.

⚠Cuidado con los programas 'gratuitos'

Algunos programas gratuitos o muy baratos no están certificados para VeriFactu. Usar un software no certificado después de la fecha límite puede costarte hasta 50.000€ de sanción por ejercicio. Confirma siempre que el programa cumple el Reglamento de facturación (RD 1007/2023).

Paso 3: Regístrate y configura tu cuenta

Una vez elegido el programa, la configuración inicial suele tardar menos de una hora. Lo que necesitas tener a mano:

NIF/CIF de tu actividad.
Datos fiscales: nombre, dirección fiscal, epígrafe IAE.
Certificado digital o Cl@ve PIN (para la conexión con Hacienda).
Datos bancarios (si quieres conciliación bancaria automática).
Logo de tu negocio (para personalizar facturas).

Configuración esencial

Datos fiscales: rellena tu NIF, razón social y dirección fiscal.
Series de facturación: configura las series que uses (normalmente una serie para facturas emitidas y otra para rectificativas).
Impuestos: configura tu tipo de IVA habitual (21%, 10%, exento) y retenciones IRPF si aplican (15% o 7% para nuevos autónomos).
Conexión con Hacienda: activa el envío automático VeriFactu cuando el programa te lo permita. Algunos lo activarán por defecto antes de la fecha límite.

Paso 4: Migra tus datos históricos

Si vienes de otro sistema, necesitas migrar:

Clientes

Exporta tu base de clientes del sistema antiguo (CSV o Excel) e impórtala en el nuevo. La mayoría de programas tienen importador automático. Lo que necesitas por cliente:

Nombre o razón social
NIF/CIF
Dirección
Email

Facturas del ejercicio actual

Las facturas emitidas en 2026 (antes de la obligación) no necesitan cumplir VeriFactu, pero es útil tenerlas en el nuevo sistema para tener todo centralizado.

Gastos y tickets

Si gestionas gastos deducibles (¿deberías!), configura la captura de tickets. Quipuafiliado tiene OCR que escanea tickets con el móvil. Holdedafiliado también.

💡No intentes migrar todo de golpe

Empieza por los clientes activos y las facturas del trimestre actual. El histórico de años anteriores puedes migrarlo después (o simplemente mantener un backup en PDF). Lo importante es que a partir de ahora todo pase por el nuevo sistema.

Paso 5: Haz un periodo de prueba real

No basta con configurar el programa. Úsalo durante al menos un mes completo antes de la fecha límite:

Emite 5-10 facturas reales a clientes.
Registra gastos con tickets reales.
Genera el borrador del IVA trimestral y compara con tu método anterior.
Exporta datos para tu gestor (si tienes) y confirma que el formato le vale.

Este mes de prueba te dará confianza y te permitirá detectar problemas a tiempo.

Qué comprobar durante la prueba

[ ] Las facturas incluyen todos los datos fiscales obligatorios.
[ ] El formato de numeración es correcto (serie + número correlativo).
[ ] Los importes de IVA e IRPF se calculan bien.
[ ] Puedes enviar facturas por email directamente desde el programa.
[ ] El código QR de verificación aparece en las facturas (cuando se active VeriFactu).

Paso 6: Coordina con tu gestor

Si trabajas con asesoría fiscal, este paso es crítico:

Infórmale del cambio: dile qué software vas a usar y cuándo empiezas.
Dale acceso: todos los programas permiten crear un acceso para tu gestor con permisos de solo lectura o contabilidad.
Acuerda el flujo: ¿descarga él los datos automáticamente? ¿Le envías un export trimestral? Definidlo antes de empezar.
Prueba el primer trimestre juntos: haz el cierre del primer trimestre con el nuevo sistema junto a tu gestor para detectar cualquier problema.

ℹ¿Tu gestor ya usa un programa compatible?

Muchas gestorías han cerrado acuerdos con Quipu, Holded o A3 para que sus clientes usen un sistema conectado directamente con la asesoría. Pregunta antes de elegir por tu cuenta — puede que te ahorres trabajo.

Paso 7: Activa VeriFactu y olvídate

Cuando llegue la fecha (enero o julio de 2027, según tu caso), tu software debería activar el envío automático a Hacienda. En muchos casos, lo activará por defecto sin que tengas que hacer nada.

Lo que deberías verificar ese día:

El programa muestra que VeriFactu está activo (busca un indicador verde o una sección de "Estado VeriFactu" en la configuración).
Las facturas nuevas incluyen el código QR de verificación de la AEAT.
El programa confirma el envío de los registros a Hacienda tras emitir una factura.

Si todo funciona, enhorabuena. Ya cumples con VeriFactu. A partir de aquí, el software se encarga de todo automáticamente.

Cronograma recomendado

Si estás leyendo esto en 2026, este es el calendario que te sugerimos:

| Cuándo | Qué hacer | |---|---| | Marzo-Abril 2026 | Audita tu situación actual (Paso 1) | | Abril-Mayo 2026 | Elige software y regístrate (Pasos 2 y 3) | | Mayo-Junio 2026 | Migra datos y configura (Paso 4) | | Junio-Septiembre 2026 | Periodo de prueba real (Paso 5) | | Septiembre-Octubre 2026 | Coordina con tu gestor (Paso 6) | | Octubre-Diciembre 2026 | Ajustes finales, todo listo para enero | | Enero 2027 | VeriFactu activo para sociedades | | Julio 2027 | VeriFactu activo para autónomos |

Errores comunes que debes evitar

"Ya me preocuparé cuando sea obligatorio"

El error número uno. Migrar datos, aprender un programa nuevo y resolver problemas técnicos lleva tiempo. Si esperas al último mes, estarás estresado y cometerás errores en tus facturas.

"Mi programa actual ya cumplirá"

Puede que sí, puede que no. No asumas — confírmalo por escrito con tu proveedor de software. Pide que te envíen su certificación VeriFactu o un compromiso de fecha.

"Mi gestor se encarga de todo"

Tu gestor se encarga de la contabilidad y los impuestos, pero la obligación de usar software certificado es tuya. Si Hacienda te inspecciona y tu software no cumple, la sanción es para ti, no para tu gestor.

"Con un Excel me apaño"

No. Un Excel no puede generar registros inmutables, ni hash encadenados, ni enviar datos a Hacienda automáticamente. A partir de la fecha límite, facturar con Excel es incumplir la ley.

Cuánto te va a costar todo esto

Seamos directos con los números:

Software de facturación: desde 6,60€/mes (Billin) hasta 17€/mes (Quipu). Es decir, entre 80€ y 200€ al año.
Migración de datos: gratuita (tú lo haces) o 50-200€ si contratas ayuda.
Formación: gratuita. Todos los programas tienen tutoriales y soporte incluido.

Coste total: 80-400€ para estar 100% en regla.

Compara eso con la sanción de 50.000€ por ejercicio por usar software no certificado. La decisión es bastante obvia.

Resumen: tu checklist de 7 pasos

✅ Audita tu facturación actual
✅ Elige software certificado VeriFactu
✅ Configura tu cuenta con datos fiscales
✅ Migra clientes y facturas
✅ Usa el programa un mes completo de prueba
✅ Coordina con tu gestor
✅ Verifica que VeriFactu está activo en la fecha límite

¿No sabes qué software elegir? Haz nuestro test de 2 minutos y te recomendamos la mejor opción para tu perfil. O lee la comparativa Quipu vs Holded vs Billin para ver todos los detalles.